L’amministrazione può richiedere i diritti di ricerca e visura soltanto per i documenti per i quali sia richiesta, dopo il loro esame, l’estrazione di copia.
Questo il principio espresso dal Consiglio di stato, con l’ordinanza n. 1900 del 14 aprile 2015.
Nel caso di specie l’amministrazione, su disposizione del giudice amministrativo, aveva disposto la visione e l’estrazione di copia della documentazione richiesta da un soggetto con riferimento all’esito dell’avanzamento al grado superiore di brigadiere capo, richiedendo allo stesso per l’esame della stessa i “diritti di ricerca e di visura”.
Il ricorrente aveva dedotto l’illegittimità del pagamento dei suddetti “diritti di ricerca e di visura” come condizione per il solo esame della documentazione ostensibile.
Il Tar, con ordinanza n. 5484/2014, aveva respinto il ricorso, ritenendo possibile l’applicazione dei diritti di ricerca e visura sia nel caso di semplice esame sia nel caso di estrazione di copie, sul presupposto che l’attività di ricerca della documentazione da parte degli uffici e la messa a disposizione della stessa sono identiche in entrambe le situazioni.
Tale decisione, ritenuta in contrasto con i principi generali in materia di accesso, è stata riformata dal Consiglio di Stato con l’ordinanza in commento.
L’articolo 25, comma 1, della legge 241/1190 dispone testualmente che “Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla presente legge. L’esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura”.
Tale disposizione è chiara nel sancire l’assoluta gratuità dell’esame dei documenti.
Una diversa interpretazione finirebbe per comprimere in modo del tutto irragionevole e senza alcuna base normativa il diritto di accesso e in definitiva lo stesso esercizio di difesa giurisdizionale cui l’accesso è finalizzato.
E’ evidente che l’attività propedeutica all’accesso, relativa alla ricerca, selezione e messa a disposizione della documentazione, comporta oneri per l’amministrazione, che deve dedicarvi personale e uffici.
Tali costi, tuttavia, non possono essere ripartiti pro-quota, nemmeno in forma forfetizzata, sui soggetti che esercitano l’accesso nella sola forma della visione.