Ministero dell’Interno, Circolare n. 14/11
di Dionisia Foscarini
Il Ministero dell’Interno, con la Circolare in commento concernente “Linee guida sulla dematerializzazione nella trasmissione degli atti di stato civile tra comuni tramite PEC per successiva trascrizione ed annotazioni nei registri dello Stato Civile”, ha fornito chiarimenti in merito alle norme da applicare alla trasmissione telematica degli atti di stato civile e relative comunicazioni tra Comuni.
Il Ministero ha ribadito che tale trasmissione deve avvenire tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), escludendo la posta elettronica ordinaria, al fine di consentire di identificare con certezza sia la provenienza della trasmissione che l’effettiva ricezione da parte del corretto destinatario.
La Circolare in commento ha precisato inoltre che tutti i Comuni dovranno rendere noto l’indirizzo PEC sul proprio sito istituzionale, registrarlo e aggiornarlo, con cadenza semestrale, nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (Ipa), consultabile al sito http://www.indicepa.gov.it, nel quale sono indicati tutti gli indirizzi di posta elettronica da utilizzare per lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti, validi a tutti gli effetti di legge, tra le Amministrazioni e tra quest’ultime e i cittadini.
La Circolare ha precisato che, ai fini della trasmissione informatica degli atti da trascrivere, l’ufficiale di stato civile potrà utilizzare la copia per immagine su supporto informatico dell’atto cartaceo originale già prodotto e firmato dalle parti.
Il documento informatico dovrà essere sottoscritto dal responsabile del procedimento, che ne attesterà la conformità all’originale cartaceo.
L’ufficio ricevente dovrà verificare l’apposizione e la validità della firma digitale e, solo successivamente, potrà provvedere alla stampa del documento ricevuto via PEC sul quale, ai fini della trascrizione, dovrà dichiarare la conformità del documento stampato con quello ricevuto tramite PEC.
Solo a seguito dell’espletamento di tali verifiche l’ufficio ricevente provvederà a conservare tale documentazione con le procedure di rito previste, da ciascun Ente, per l’archiviazione.
Nel caso in cui l’ufficio ricevente accerti l’incompletezza della documentazione o la mancanza della firma digitale dovrà darne immediata comunicazione all’ufficio emittente, il quale dovrà ripetere il procedimento e rinviare tutta la documentazione.
La Circolare ha, inoltre, precisato che anche l’interscambio telematico delle comunicazioni inerenti le richieste di annotazione da porre sugli atti già iscritti o trascritti in altro Comune dovrà avvenire tramite Pec.
Tali comunicazioni dovranno riportare l’indicazione “della firma autografa omessa”del pubblico ufficiale ai sensi dell’art. 3 del Dlgs. n. 39/93.
In questo caso l’ufficiale di stato civile ricevente provvederà ad apporre la dichiarazione di conformità all’originale del documento, non firmato digitalmente, ricevuto tramite Pec.