di Federica Caponi
Il Dipartimento della Funzione pubblica ha emanato la Circolare n. 3 del 17 febbraio 2010, concernente “art. 55-novies del Dlgs. n. 165/01 – identificazione del personale a contatto con il pubblico”, con la quale ha fornito indicazioni in merito all’obbligo del cartellino identificativo che deve essere tenuto dai dipendenti che sono a contatto con il pubblico.
L’art. 69 del Decreto Brunetta (Dlgs. n. 150/09), ha introdotto l’art. 55-novies al Tu. sul pubblico impiego, che stabilisce che “i dipendenti delle P.A. che svolgono attività a contatto con il pubblico sono tenuti a rendere conoscibile il proprio nominativo mediante l’uso di cartellini identificativi o di targhe da apporre presso la postazione di lavoro”.
Da tale obbligo è escluso il personale individuato da ciascun Ente sulla base di categorie determinate, in relazione ai compiti ad esse attribuiti, mediante uno o più Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro per la P.A. e l’innovazione, in relazione al personale delle P.A. non statali, previa intesa in sede di Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le Regioni e le Province Autonome di Trento e di Bolzano o di Conferenza Stato-città ed Autonomie locali.
L’obbligo del cartellino identificativo decorre dal 13 febbraio 2010, secondo quanto stabilito dall’art. 73, comma 2, del medesimo Decreto n. 150/09.
La Funzione pubblica ha chiarito che tale norma persegue l’obiettivo di attuare la trasparenza nell’organizzazione e nell’attività delle P.A., anche al fine di agevolare i rapporti con l’utenza.
Tale norma si pone quindi sullo stesso piano dell’art. 8 della Legge n. 241/90, che prevede l’indicazione del responsabile del procedimento nella comunicazione di avvio; dell’art. l3 del Dlgs. n. 196/03, che, disciplinando il contenuto dell’informativa sul trattamento dei dati personali, prevede la comunicazione anche degli estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento; dell’art. 54 del Dlgs. n. 82/05, il quale prevede che sui siti internet delle Amministrazioni siano pubblicati, tra gli altri, l’organigramma, l’articolazione degli uffici, le attribuzioni e l’organizzazione di ciascun ufficio, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici; dell’art. 21 della Legge n. 69/09, che introduce l’obbligo di pubblicare nel proprio sito internet, tra gli altri, gli indirizzi di posta elettronica e i numeri telefonici ad uso professionale dei dirigenti e dei segretari comunali e provinciali.
La Funzione pubblica ha chiarito che attraverso l’attuazione della trasparenza, la disposizione persegue l’obiettivo di agevolare l’esercizio dei diritti e l’adempimento degli obblighi da parte degli utenti nonché quello di responsabilizzare i dipendenti pubblici che svolgono attività a contatto con il pubblico, “poiché il processo di responsabilizzazione passa anche attraverso la onta individuabilità del soggetto interlocutore”.
La disposizione si applica nei confronti di tutte le P.A. di cui all’art. 1, comma 2, del Dlgs. n. 165/01, tra cui quindi anche gli Enti Locali.
Tale disposizione rappresenta inoltre esercizio della potestà legislativa esclusiva dello Stato [ex art. 117, comma 2, lett. l) e m), Cost.] e, pertanto, è immediatamente operante anche per le Regioni
e gli Enti locali.
La prescrizione riguarda tutti i dipendenti delle P.A. ed eventuali deroghe al regime generale potranno essere stabilite soltanto per categorie determinate di pubblici dipendenti, in relazione ai compiti ad esse attribuiti.
Il regime derogatorio quindi è giustificato soltanto per circostanze particolari e limitate dal punto di vista soggettivo ed oggettivo.
Dal punto di vista formale, le deroghe potranno essere indicate soltanto in Decreti del Ministro per la P.A. e l’innovazione, pertanto, in assenza di tali provvedimenti, la norma è vincolante nei confronti della generalità dei dipendenti che operano a contatto con il pubblico.
Per attività a contatto con il pubblico si intendono quelle svolte in luogo pubblico e aperto al pubblico nei confronti di un’utenza indistinta.
Considerata la varia tipologia di funzioni e servizi svolti dalle P.A., l’individuazione delle attività rilevanti è rimessa alla valutazione di ciascun Ente.
A titolo esemplificativo, la Funzione pubblica ha indicato le attività svolte per il pubblico allo sportello o presso la postazione del dipendente, quelle svolte dall’ufficio relazioni con il pubblico, le attività di servizio nelle biblioteche aperte al pubblico, le attività svolte dagli addetti ai servizi di portierato, le attività del personale sanitario a contatto con il pubblico nelle strutture ospedaliere e sanitarie.
Rimane in ogni caso salva la possibilità per gli Enti di adottare atti interni al fine di estendere tale obbligo anche ai dipendenti che non svolgono attività a contatto con il pubblico, nel rispetto dei principi di non eccedenza e pertinenza relativi al trattamento dei dati personali.
L’identificazione dei dipendenti dovrà avvenire mediante l’uso di “cartellini identificativi o di targhe da apporre presso la postazione di lavoro”.
La scelta tra l’una e l’altra modalità è rimessa all’Amministrazione e potrà essere effettuata a seconda della tipologia di attività, fermo restando che possono essere adottate contemporaneamente entrambe le modalità, non essendo rilevante lo strumento di per sé, quanto il soddisfacimento dell’esigenza di identificazione dell’addetto.
Il cartellino identificativo dovrà contenere il nominativo del dipendente, ma l’Ente potrà valutare se e quando attuare l’identificazione anche attraverso ulteriori elementi, soprattutto in riferimento al ruolo svolto nell’ambito dell’organizzazione (posizione professionale, profilo, qualifica se dirigente, ufficio di appartenenza).
La Funzione pubblica ha comunque ricordato che nel dare attuazione alla norma, gli Enti devono tener conto delle finalità perseguite dalla stessa, evitando la diffusione di dati personali non pertinenti od eccedenti tali obiettivi.
Non appare corretto quindi indicare nel cartellino le generalità del dipendente, complete della data di nascita.
Occorre, infatti, che ciascun Ente individui le modalità sufficienti ed adeguate che, salvaguardando il pubblico interesse, evitino di compromettere la sfera personale dei soggetti.
Gli Enti dovranno quindi emanare istruzioni operative e fornire ai propri dipendenti gli strumenti di identificazione, così da garantire che la norma venga attuata.
L’inosservanza di tale obbligo verrà valutata secondo i criteri ordinari della responsabilità disciplinare, con l’irrogazione delle sanzioni in relazione alle violazioni accertate.