Garante per la Protezione dei dati personali, provvedimento n. 370/11
di Alessio Tavanti
Il Garante per la privacy, con il provvedimento in commento, ha riconosciuto la possibilità di effettuare il trattamento dei dati relativi ai propri dipendenti rilevati attraverso sistemi di localizzazione installati a bordo dei veicoli aziendali per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro.
I dati relativi all’ubicazione dei veicoli, in quanto (direttamente o indirettamente) associati ai lavoratori, costituiscono anche informazioni personali riferibili a questi ultimi (art. 4, comma 1, lett. b), del Codice) con la conseguenza che per il trattamento di tali informazioni trova applicazione la disciplina contenuta nel Codice.
Ciò, anche nel caso in cui i dati di localizzazione del veicolo non siano associati immediatamente dal sistema informativo al nominativo dei lavoratori interessati, atteso che il datore di lavoro, titolare del trattamento, è di regola in condizione di risalire in ogni momento al lavoratore di volta in volta assegnatario di ciascun veicolo.
Il Garante, che già in passato in materia ha adottato alcune decisioni, sia nell’ambito di procedimenti di verifica preliminare, sia nell’esercizio della propria attività di controllo, ha ritenuto opportuno individuare, in termini generali, le condizioni di liceità di tali trattamenti effettuati per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro nell’ambito del rapporto di lavoro dando attuazione, con il presente provvedimento, all’istituto del c.d. bilanciamento di interessi e prescrivendo, ai sensi dell’art. 154, comma 1, lett. c), del Codice alcune misure opportune rispetto al trattamento dei dati in questione.
Partendo dal presupposto che il trattamento dei dati personali, in linea generale, deve avvenire in modo lecito (art. 11, comma 1, lett. a) del Codice), con specifico riferimento alla materia oggetto del provvedimento, la possibilità di individuare in un dato momento la posizione dei veicoli (e quindi dei lavoratori) mediante sistemi di localizzazione può tuttavia rivelarsi utile per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro.
In tali ipotesi, considerato che la localizzazione dei veicoli può comportare una forma di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, oltre alla disciplina di protezione dei dati personali, deve altresì essere rispettata la disciplina dettata dall’art. 4 della Legge n. 300/70 “Norme sulla tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale e nell’attività sindacale nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento” peraltro richiamata dagli artt. 11, comma 1, lett. a), 114 e, per i profili sanzionatori, 171 del Codice.
In particolare il riferimento va alle garanzie previste dall’art. 4, comma 2, della legge sopra citata, per il controllo a distanza presupponendo non il consenso degli interessati, ma un accordo con le rappresentanze sindacali o, in difetto, l’autorizzazione del competente organo periferico del Ministero del lavoro e delle politiche sociali.
Infatti, in tal caso risulterà rispettata la disciplina del c.d. bilanciamento di interessi (art. 24, comma 1, lett. g), del Codice), che subordina il trattamento di tale tipologia di dati alla sussistenza di un legittimo interesse.
Per i soggetti pubblici, pur trovando applicazione la disciplina dell’art. 4, della Legge n. 300/70, valgono i differenti presupposti previsti dal Codice a seconda della natura dei dati, sensibili o meno (artt. 18-22 e 112).
Nel rispetto del principio di necessità (artt. 3 e 11, comma 1, lett. d), del Codice), possono formare oggetto di trattamento solo i dati pertinenti e non eccedenti la sua finalità (quali ad es. l’ubicazione del veicolo, la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato, la velocità media del veicolo).
Pertanto, la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal datore di lavoro titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite.
Ciò anche con riguardo alla determinazione degli eventuali tempi di conservazione dei dati.
Per cui, il titolare del trattamento che intenda avvalersi del sistema di localizzazione anche per la regolare tenuta del libro unico del lavoro, in conformità all’art. 6, D.M. 9 luglio 2008, potrà conservare per cinque anni i dati personali necessari, limitatamente alle informazioni che nello stesso devono essere annotate ai sensi dell’art. 39, d.l. 25 giugno 2008, n. 112 (presenze, tempi di lavoro, straordinario, riposo)
Al contrario, se i dati di localizzazione sono utilizzati al solo scopo di rendere una determinata prestazione contrattuale, gli stessi devono essere cancellati o resi anonimi una volta che alla stessa è stata data esecuzione.
In caso di applicazione di tali sistemi ai lavoratori dovrà essere fornita apposita informativa ex art. 13 del Codice, in modo che risulti chiaramente che il veicolo è soggetto a localizzazione.
A tal fine i datori di lavoro che si avvalgano di tali sistemi di localizzazione sui veicoli dovranno anche collocare al loro interno vetrofanie recanti la dizione “VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE” o comunque avvisi ben visibili che segnalino la circostanza della geolocalizzazione del veicolo, anche avvalendosi del modello riportato in fac-simile allegato al provvedimento in commento.
Presso il titolare del trattamento, in conformità all’art. 30 del Codice, i dati relativi alla localizzazione dei veicoli devono essere trattati unicamente dagli incaricati che, in ragione delle mansioni svolte, devono poter accedere a tali informazioni per dare attuazione ai propri compiti (quali il personale incaricato di gestire la logistica, i servizi di magazzino e di manutenzione del parco veicoli, ovvero quello operante nell’ambito della gestione delle risorse umane).
Preme, inoltre, ricordare che il trattamento dei dati di localizzazione deve formare oggetto di notificazione al Garante (cfr. art. 37, comma 1, lett. a), del Codice) e quelli non considerati nel presente provvedimento e che possono presentare rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità di interessati diversi dai lavoratori possono essere sottoposti a verifica preliminare ai sensi dell’art. 17, comma 2 del Codice.
Per le ragioni descritte il Garante con il provvedimento in commento, ai sensi dell’art. 24, comma 1, lett. g), ha ammesso il trattamento dei suddetti dati, in applicazione della disciplina sul c.d. bilanciamento di interessi e senza che sia necessario acquisire il consenso dell’interessato, individuando in capo ai datori di lavoro privati che si avvalgono di tali sistemi per soddisfare esigenze organizzative, produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro un legittimo interesse al trattamento dei dati relativi all’ubicazione dei propri dipendenti, a condizione che sia data attuazione alla previsione di cui all’art. 4, l. n. 300/1970.
A tal fine il Garante ha prescritto per i datori di lavoro pubblici e privati, ai sensi dell’art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, che si avvalgono dei suddetti sistemi per le finalità sopra indicate quali misure necessarie:
– che la posizione del veicolo non sia monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite nel rispetto del principio di necessità di cui all’art. 3;
– che i tempi di conservazione delle diverse tipologie di dati personali eventualmente trattati siano commisurati tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite, in base al principio di pertinenza e non eccedenza;
quale misura opportuna
– un modello semplificato di informativa, al fine di rendere noto agli interessati il trattamento effettuato mediante il sistema di localizzazione del veicolo.