Un sindaco ha chiesto un parere in merito alla corretta individuazione delle spese per relazioni pubbliche, convegni, mostre, pubblicità e rappresentanza.
I magistrati contabili dell’Emilia, con la deliberazione 59/2015, pubblicata sul sito della sezione regionale di controllo il 18 marzo, hanno chiarito che:
- le spese per relazioni pubbliche, possono essere ricondotte alla gestione dei rapporti e delle comunicazioni tra un’organizzazione e il suo pubblico, al fine sia di crearne un’immagine positiva, che di ottenere consenso e sostegno per il suo operato e i suoi scopi;
- rientrano nel concetto di pubblicità tutte le attività mediante le quali l’ente locale porta all’esterno della propria struttura notizie, anche se riconducibili alle proprie finalità, come quelle riguardanti la comunicazione istituzionale o le informazioni funzionali alla promozione dei servizi pubblici e delle modalità di fruizione degli stessi da parte della collettività;
- le spese di rappresentanza sono quelle effettuate allo scopo di promuovere l’immagine dell’ente pubblico, mediante attività rivolte all’esterno. Al centro di tale tipologia di spese si pone quindi lo scopo promozionale dell’immagine dell’ente.
In merito alle categorie di spesa individuate dall’ente, i magistrati contabili hanno evidenziato che possono rientrare alternativamente, tra le spese di pubblicità o di rappresentanza, quelle concernenti l’acquisto e la spedizione di biglietti di benvenuto ai nuovi residenti, corredatati da note esplicative sui servizi e i biglietti augurali ai nuovi nati, accompagnati dalla citazione dell’obbligo per i comuni di porre un albero per ciascun neonato;
Le spese di acquisto e spedizione di biglietti augurali in occasione di nomine e festività, indirizzati ad autorità o a singoli cittadini (ove rivolte a quest’ultima categoria di destinatari, purché nel rispetto di un criterio di ragionevolezza, ad esempio per formulare gli auguri ai centenari), rientrano nell’ambito delle spese di rappresentanza.
Le spese per manifesti, in occasione di ricorrenze nazionali, sono da ricomprendere nell’ambito delle spese di pubblicità.
I manifesti informativi relativi a eventi di carattere sociale ed educativo dovrebbero essere considerati, più propriamente, spese di pubblicità piuttosto che di rappresentanza.
Qualora gli eventi siano di carattere culturale, le relative spese potrebbero altresì essere inserite tra quelle per attività culturali.
Le spese per acquistare e spedire opuscoli ai neo diciottenni contenenti la riproduzione della Costituzione, costituiscono spese di pubblicità.
Le spese per telegrammi e pubblicazione di necrologi riferite a ex sindaci, consiglieri e dipendenti, non solo non possono annoverarsi tra quelle di rappresentanza, ma, ove sostenute, determinano altresì un danno all’erario, poiché i destinatari delle stesse non sono esterni all’ente.
Diversamente, ove rivolte ad autorità e cittadini emeriti, sono legittime e costituiscono spese di rappresentanza.