Le spese illegittime o illecite devono essere rimborsate dall’economo che le ha autorizzate.
L’obbligo del rimborso da parte dell’economo non sussiste solo nel caso in cui l’ente si sia attivato per il recupero delle somme a carico dei soggetti che erano obbligati al pagamento, effettuato al contrario a carico della cassa economale.
In caso di spese irregolari, disposte senza il rispetto della corretta procedura, ma doverose, eventualmente eseguite per le vie brevi dall’economo del comune e non attraverso le ordinarie procedure di spesa, non c’è obbligo di rimborso.
Questi i principi chiariti dalla Corte dei Conti, sezione giurisdizionale della Toscana, con la sentenza 246/2013, con la quale ha condannato l’economo di un comune al pagamento di oltre 6.000 euro, relative a numerose spese autorizzate dallo stesso, nonostante fossero contra legem, dal 2004 al 2008.
Nel caso di specie, la Corte dei Conti aveva contestato alcune spese sostenute a carico della cassa economale da parte dell’economo.
In particolare, le spese ritenute illegittime e non discaricabili riguardavano alcune spese di rappresentanza, per missioni, per pedaggi autostradali, minute spese di ufficio per acquisto cellulari, per ricariche telefoniche e per il pagamento delle sanzioni per violazione del codice della strada e delle penali per ritardati pagamenti.
La Corte ha rilevato che per quanto riguarda le spese per rappresentanza, l’economo avrebbe liquidato somme, attingendo a diversi capitoli, solo sulla base di una semplice richiesta priva di prova documentale.
Nella documentazione esistente infatti non era indicato alcun elemento giustificativo per tali spese, afferenti soprattutto a pasti in ristoranti.
Per giurisprudenza consolidata, per potersi giustificare una spesa a titolo di rappresentanza, deve sussistere lo stretto legame con i fini istituzionali dell’ente, la necessità dell’ente ad una proiezione esterna o ad intrattenere pubbliche relazioni con soggetti estranei.
Lo stanziamento nel bilancio dell’ente ne costituisce uno dei presupposti, così come l’eventuale determinazione in regolamenti o atti amministrativi generali, anche se lo stanziamento ex se non rende lecita la spesa, che, invece, deve essere finalizzata direttamente al pubblico interesse.
Deve escludersi infatti che l’attività di rappresentanza possa configurarsi nell’ambito dei normali rapporti istituzionali e di servizio, come si verifica, ad esempio, in occasione del collocamento a riposo dei dipendenti (medagliette ricordo) ovvero nei casi caratterizzati dalla normalità e “istituzionalità” dei rapporti “di servizio” tra ente beneficiante e organi beneficati.
Inoltre, per poter giustificare tale tipologia di spesa, occorre una documentazione giustificativa da cui risulti la stretta connessione con i fini istituzionali dell’ente attraverso un atto preventivo di autorizzazione di spesa, nel quale sia puntualmente indicato l’evento cui si riferisce la spesa stessa e la delibera dell’ente.
In assenza di documentazione idonea in tal senso a attestare il rispetto di tali condizioni non è possibile legittimare spese con la causale di “rappresentanza dell’ente”.
Spese per missioni
La Corte ha contestato il pagamento di somme per missioni relativamente alle quali nella documentazione era solo presente la tabella di missione, senza il provvedimento di invio in missione o altro documento giustificativo della trasferta, il cd. visto partire ovvero le ricevute fiscali dei pasti e/o consumazioni.
La liquidazione dell’indennità di trasferta è stata abrogata dalla legge finanziaria 2006 e, pertanto, tali somme non dovevano essere pagate.
Spese per pedaggi autostradali
L’economo ha rimborsato spese per pedaggi autostradali, di cui sono stati forniti solo i buoni di pagamento con allegata la relativa fattura, sulla quale era stato apposto il timbro del responsabile del servizio di autorizzazione all’economo al pagamento, senza l’elenco dei viaggi effettuati con l’indicazione dei riferimenti utili (date, macchine utilizzate, località raggiunte, motivi etc.).
Minute spese di ufficio: acquisto cellulari
Sono stati effettuati acquisti direttamente dal sindaco che successivamente ha chiesto il rimborso, prassi alquanto irregolare, ma soprattutto è stato superato il limite unitario di spesa della cassa economale.
Spese per ricariche telefoniche
Sono state effettuate spese per rimborsare ricariche telefoniche di personale del comune senza alcuna giustificazione, né prova che tali somme fossero state necessarie per motivi di servizio.
In tal caso, sarebbe stato necessario rendicontare puntualmente la spesa, non essendo legittimo un rimborso forfettario di denaro pubblico per spese non provate nell’an e nel quantum.
Pagamento delle sanzioni per violazione del codice della strada e delle penali per ritardati pagamenti
Inoltre, la Corte ha rilevato la grave illegittimità di alcune spese sostenute dall’economo per pagare sanzioni per violazione del codice della strada e per penali dovute a ritardati pagamenti, che avrebbero dovuto essere poste a carico di chi aveva commesso l’illecito.
Per tali somme, però, l’ente si è attivato per il recupero a carico dei soggetti responsabili, comunicando che una parte dell’originario importo contestato era stata già recuperata.
Infine, i giudici contabili della Toscana, per la corretta quantificazione del danno a carico dell’economo, hanno evidenziato che occorre distinguere tra le spese illegittime la cui liquidazione è da imputarsi:
– anche alla condotta di terzi, che devono gravare sull’agente contabile solo per il 30%. Tali sono quelle di rappresentanza, per i pedaggi autostradali non giustificati e per l’acquisito di cellulari;
– esclusivamente alla condotta dell’economo, in quanto per ragioni del suo ufficio doveva sapere che il pagamento era precluso da specifiche disposizioni di legge. Queste infatti devono essere imputate direttamente e integralmente all’economo e sono quelle relative alle missioni, alle ricariche telefoniche senza documentazione giustificativa e alle sanzioni per violazione del codice della strada e alle penali per ritardati pagamenti.
La Corte dei Conti, sezione giurisdizionale della Toscana ha così condannato l’economo di un comune al rimborso all’ente di oltre 6.000 euro per avere disposto in qualità di agente contabile spese illecite o illegittime per mancanza della necessaria documentazione giustificativa.
Si ricorda che gli argomenti afferenti responsabilità e controlli verranno trattati in occasione del seminario di studi “Anticorruzione, controlli e trasparenza “ in programma a Firenze il prossimo 4 ottobre 2013.