di Dionisia Foscarini
Il Garante della privacy ha pubblicato le “Linee guida” in merito al trattamento dei dati personali, con lo scopo di definire le misure e gli accorgimenti che i soggetti pubblici sono tenuti ad applicare nello svolgimento di attività di comunicazione e diffusione sui propri siti istituzionali, al fine di garantire la trasparenza e la pubblicità dell’azione amministrativa.
Le P.A., con riferimento alle attività di comunicazione e diffusione di dati personali sui propri siti istituzionali, devono preventivamente verificare che una norma di legge o di regolamento prevedano tale possibilità (artt. 4, comma 1, lett. l) e m), 19, comma 3, 20 e 21, del Codice.
Nel caso in cui dette informazioni vengano utilizzate per lo svolgimento di funzioni istituzionali, non è necessaria la previsione di una legge o regolamento, inoltre non deve essere richiesto il consenso dell’interessato. (artt. 18, commi 2 e 4, e 19, comma 1, del Codice).
L’amministrazione può divulgare sul sito web informazioni che contengono:
Gli interessati possono richiedere alla P.A., di pubblicare alcuni propri dati e informazioni personali sul sito istituzionale dell’amministrazione.
L’Amministrazione, nel prendere in esame tali richieste, valuta se quest’ultime siano compatibili con lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali e che i dati oggetto di diffusione on line risultino pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite.
Le scelte dell’amministrazione sono sindacabili da parte del Garante (artt. 11, comma1, del Codice), nel caso in cui non siano i principi di necessità, proporzionalità e pertinenza dei dati
Trasparenza, pubblicità e consultabilità di atti e documenti: definizioni
Relativamente all’attività di comunicazione o diffusione di dati personali svolta dai soggetti pubblici sui propri siti istituzionali, appare necessario definire i concetti di trasparenza, pubblicità e consultabilità.
Trasparenza: è volta a garantire una conoscenza generale dell’organizzazione dell’amministrazione al fine di assicurare sia un controllo sulle capacità delle P.A. di raggiungere gli obiettivi, e sia sulle modalità adottate per la valutare il lavoro svolto dai dipendenti pubblici.
Pubblicità: è volta a garantire che atti e documenti amministrativi producano effetti legali al fine di favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati.
Consultabilità: è volta a consentire la messa a disposizione di atti e documenti amministrativi, solo a soggetti determinati -anche per categorie- al fine di garantire in maniera agevole la partecipazione alle attività e ai procedimenti amministrativi
Valutazione delle tre finalità perseguibili mediante la pubblicazione on line
La P.A. dovrà, nel rispetto dei principi di necessità e proporzionalità del trattamento dei dati personali (art.3 e 11 del Codice) valutare quali finalità, tra – trasparenza, pubblicità e consultabilità – sono rinvenibili dalle disposizioni legislative e regolamentari.
Tali valutazioni sono necessarie al fine di garantire modalità differenziate di messa a disposizione di dati e documenti tenendo conto delle finalità sopra evidenziate, delle tipologie di divulgazione, degli strumenti e mezzi utilizzabili per assicurare la conoscibilità, affinché siano correttamente rispettati i diritti degli interessati.
Gli accorgimenti tecnici in relazione alle finalità perseguite
A fronte della messa a disposizione on line di atti e documenti amministrativi contenenti dati personali, occorre individuare idonei accorgimenti, di seguito elencati, volti ad impedire la loro indiscriminata e incondizionata reperibilità in Internet, garantendo il rispetto dei principi di qualità ed esattezza dei dati e delimitando la durata della loro disponibilità on line.
- per garantire accessi maggiormente selettivi e coerenti con le finalità della pubblicazione sembra preferibile che i dati siano reperibili mediante motori di ricerca interni al sito e non esterni.
- le esigenze di trasparenza, pubblicità e consultabilità degli atti, proprio in relazione alla circostanza che i dati personali in essi contenuti sono diffusi sul web, devono tenere conto dell’obbligo di individuare un periodo di tempo entro il quale devono rimanere disponibili (in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato) che non può essere superiore al periodo ritenuto, caso per caso, necessario al raggiungimento degli scopi per i quali i dati stessi sono resi pubblici.
Una diffusione illimitata e continua in Internet di dati e informazioni personali, può comportare conseguenze pregiudizievoli per le persone interessate. (es. informazioni non aggiornate; provvedimenti amministrativi che hanno raggiunto già gli scopi per i quali si era reso necessario renderli pubblici).
Trascorsi i predetti periodi di tempo i documenti o sezioni del sito devono essere rimossi ovvero, in alternativa, devono essere inseriti in un’area di archivio consultabile solo a partire dal sito stesso e non raggiungibili utilizzando i motori di ricerca esterni.
- Le P.A., sono tenute a mettere a disposizione soltanto dati esatti, aggiornati e attendibili (art. 11, comma 1, lett. c), del Codice). In tale quadro, assume particolare rilievo l’obbligo posto in capo alle amministrazioni di garantire “che le informazioni contenute sui siti siano conformi e corrispondenti alle informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali dei quali si fornisce comunicazione tramite il sito” (art. 54, comma 4, d.lg. n. 82/2005, Codice dell’amministrazione digitale).
Fattispecie esemplificative correlate a talune specifiche ipotesi normative
Le P.A. devono verificare quali siano i dati personali, che devono essere resi conoscibili mediante la pubblicazione sui siti istituzionali.
Il procedimento di selezione dei dati personali che possono essere resi conoscibili on line deve essere particolarmente accurato nei casi in cui tali informazioni siano di tipo sensibile o giudiziario o, in particolare, qualora riguardino dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale.
In questo caso i soggetti pubblici possono trattare tali informazioni solo se in concreto indispensabili per svolgere le attività istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa (art. 22 del Codice).
E’ necessario verificare se i dati personali contenuti in atti e documenti messi a disposizione sul sito istituzionale devono essere resi conoscibili all’intera collettività dei consociati (quindi liberamente reperibili da chiunque sul sito istituzionale), ovvero ai soli utenti che hanno richiesto un servizio, ovvero agli interessati o ai contro interessati in un procedimento amministrativo (utilizzando in tale caso regole per garantire un accessibilità selezionata).
Specifiche disposizioni normative richiedono ai soggetti pubblici di mettere a disposizione atti e documenti amministrativi a persone legittimate o che ne facciano richiesta al fine di consentire la partecipazione dei consociati all’attività amministrativa o nell’ambito dell’erogazione di servizi. Per attuare tali esigenze, le amministrazioni possono avvalersi delle tecnologie telematiche, allo scopo di facilitare il rapporto con i consociati e incentivare l’utilizzo dei servizi pubblici in rete.
In queste ipotesi, gli unici soggetti legittimati ad accedere agli atti amministrativi sono i soggetti o le categorie di soggetti legittimati a conoscere le informazioni detenute dalle amministrazioni (es. destinatari del provvedimento, terzi interessati e contro interessati, ecc.).
Pertanto, non è consentito, al di fuori dei casi espressamente previsti, l’accesso on line libero e incondizionato, senza applicare criteri selettivi, alla consultazione di atti e documenti, contenenti informazioni personali, specie se aventi natura sensibile.